在文档中输入需要定义为自动图文集的所有内容如“中华人民共和国中央人民政府”。
小提示：自动图文集既可包含文字，又可包含图形、表格以及它们的组合。将那些希望定义为自动图文集的文本或图形、表格及它们的组合定义为块。
单击“插入”菜单栏，选择“自动图文集”子菜单中的“新建”命令，打开“自动更正”对话框，如图1.7.43-1；
图1.7.43-1
单击“自动图文集”选项卡；
此前用户在文档中所定义的块就会出现在“自动图文集”选项卡的“预览”框中，在“请在此键入自动图文集词条”框中输入自动图文件的名称如“中央”；
在“有效范围”栏中选择“所有活动模板”选项，以便今后可在任何情况下使用该自动图文集；
复选“显示有关自动图文集和日期的‘记忆式键入’提示”选项，如图1.7.43-2。
图1.7.43-2
该选项的作用在于，只要用户在文档中输入了某个自动图文集的名称，系统就会显示出该自动图文集的完整内容，并允许用户快速将其插入到Word文档中，这就可加快在文档中插入自动图文集的速度。用户若不选择该选项，则只能通过菜单命令插入自动图文集，这就丧失了用自动图文集加快操作速度的初衷）；
单击“添加”按钮，将“中央”自动图文集添加到系统的自动图文件列表中；
单击“确定”按钮，关闭“自动更正”对话框；
这样，我们就定义了一个以“中央”命名的自动图文集。此后我们只需在文档中输入“中央”字样，系统就会弹出一个浮动显示框，将该自动图文集的全部内容“中华人民共和国中央人民政府”显示出来，如图，我们只需按下回车（或F3）键即可将它们插入到文档中（按下其它各个键可继续输入其他内容而不插入自动图文集）。另外我们也可利用“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的相应命令来达到同样的目的，操作非常方便。